Одно из крупнейших охранных предприятий ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» перешло на электронный документооборот. По итогам конкурса исполнителем данного проекта была выбрана компания ICL. Данный проект стал продолжением совместной работы компаний по совершенствованию ИТ-инфраструктуры предприятия с целью сформировать надежный базис для эффективного функционирования бизнес-процессов.
ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» входит в пятерку лидеров рынка охранных услуг Российской Федерации, а также является Ведомственной охраной Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Предприятие оказывает широкий спектр охранных услуг и обладает развитой филиальной структурой, включающей в себя более 70 отделений по всей России.
В каждом филиале до реализации проекта существовал свой порядок обработки документов, что значительно осложняло процесс обмена информацией. Сотрудники предприятия регулярно сталкивались с целым рядом проблем, а именно: недостаточный контроль исполнения поручений, затрудненный поиск и длительное время доставки документов в бумажном виде. Чтобы устранить неэффективность в работе с документами руководством предприятия было принято решение о внедрении электронного документооборота и создании централизованной системы взаимодействия между филиалами.
Работы по внедрению выполнила компания ICL. Необходимо отметить, что АО ICL и ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» имеют большой опыт совместной деятельности. В частности, в этом году был завершен проект по обновлению вычислительных мощностей предприятия в отказоустойчивом варианте. Таким образом, внедрение СЭД стало очередной ступенью на пути к формированию надежной основы для развития бизнеса.
Для создания системы электронного документооборота была выбрана российская платформа Docsvision, хорошо зарекомендовавшая себя на примере ряда успешных внедрений в органах государственной власти РФ и на территориально распределенных объектах.
Реализация проекта проходила поэтапно. На начальном этапе в электронный вид были переведены процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, управления организационно-распорядительной документацией, обмена внутренними документами как внутри филиалов, так и между ними. Далее была автоматизирована работа по согласованию договоров в электронном виде на базе приложения Docsvision «Договоры». Для этого специалистами компании ICL были проведены соответствующие доработки исходя из требований заказчика.
— Столкнувшись с низкой эффективностью традиционных форм работы с документами, руководство ФГУП «СВЯЗЬ-безопасность» поставило перед нами задачу создать простой и удобный инструмент для организации процесса документооборота. Основная сложность состояла в том, что предприятие имеет широкую сеть филиалов по всей России, которые территориально удалены друг от друга, — рассказывает Дмитрий Маруллин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании ICL. — В результате нам удалось выработать решение, которое значительно упрощает обработку документов как внутри филиала, так и между ними. Уникальность его в том, что оно легко тиражируется. Несмотря на то, что в рамках проекта были задействованы центральный офис и два пилотных подразделения в Нижнем Новгороде и Казани, ресурсы решения позволяют охватить все оставшиеся филиалы без ущерба для скорости и доступности.
Еще одной важной особенностью проекта стала интеграция СЭД с учетной системой 1С заказчика в части автоматизации договорной деятельности: синхронизированы справочники, а согласованные договора автоматически передаются из СЭД в 1С.
В дальнейшем планируется доработка модуля электронно-цифровой подписи.
